Een gesprek tussen advocaat Karelijne van Kampen en Astrid Konings, medeoprichter van vertaalbureau Fiducia en financieel vertaler.
In het eerste kwartaal van 2021 werden ruim 500 bedrijven overgenomen, of gingen gefuseerd verder. Zo’n bedrijfsovername vindt niet zomaar plaats. Er gaat een flink traject aan vooraf, waarbij diverse partijen nauw betrokken zijn. De verkopende en de kopende partij natuurlijk, maar ook een accountant, een of meerdere juristen, een overnameadviseur en soms een of meerdere financiële vertalers.
Die laatste partij nog veel te weinig, vindt advocaat Karelijne. Als advocaat op het gebied van onder meer het bestuursrecht, heeft Karelijne vaak te maken met bedrijfsovernames waarbij zij het onderwerp vergunningen en milieu voor haar rekening neemt. Ook Astrid kent het klappen van de zweep. Niet alleen krijgt zij als ervaren financieel vertaler vaak te maken met dit soort trajecten, ook verkocht zij een aantal jaar geleden zelf haar vorige bedrijf aan een grote partij.
Astrid en Karelijne gingen samen in gesprek over hun rollen bij deze overnametrajecten.
‘Verborgen gebreken’
Bij een potentiële bedrijfsovername wordt er altijd een boekenonderzoek uitgevoerd: een due diligence. Als u geïnteresseerd bent om een bedrijf over te nemen, is het namelijk van groot belang dat u weet hoe de vork écht in de steel zit. Bij zo’n traject kijken accountants naar het financiële gedeelte en advocaten zijn er voor de juridische zaken.
Meestal laat de verkopende partij een informatiememorandum opstellen, om er daarna mee de markt op te gaan. Bij zo’n traject worden meteen al accountants betrokken, juristen en eventueel vertalers. “Ook als een bedrijfsovername tussen twee Nederlandse partijen plaats gaat vinden, willen de partijen het informatiememorandum vaak in het Engels hebben”, vertelt Karelijne. “Bedrijven weten namelijk nooit wat de toekomst hen brengt; en dan hebben ze alles alvast in het Engels op de plank liggen.”
Astrid licht toe: “Daarnaast krijgen we als financieel vertalers natuurlijk ook te maken met internationale overnames. Dan zijn we meestal bij het gehele traject betrokken. Alle documenten moeten dan in iedere fase van de overname door beide partijen goed begrepen worden, en dus worden vertaald.”
Wat gebeurt er eigenlijk in een boekenonderzoek? De volgende onderwerpen komen bijvoorbeeld aan bod: Hoeveel mensen heeft het bedrijf op de payroll? Wat zijn de huidige arbeidsvoorwaarden? Hoe is de opbouw van het personeel? Heeft het bedrijf de panden in eigendom of wordt het kantoor gehuurd? En wat is dan de waarde van die panden? “Daarnaast is er het bestuursrechtelijke deel”, vertelt Karelijne. “Zijn de vergunningen in orde om de huidige activiteiten te kunnen voortzetten? Niets zo vervelend als na de koop blijkt dat je de fabriek helemaal niet in gebruik mag nemen, omdat de vergunningen er niet zijn. Daar houd ik me mee bezig.”
Astrid: “Vergelijk het met de mogelijke verborgen gebreken bij de koop van een huis.”
Vertalingen zelf doen of uitbesteden
Een vertaler kan dus op verschillende momenten worden ingezet bij een due-diligencetraject. Dit is afhankelijk van het traject en de betrokken partijen. Het komt (te vaak, vindt Karelijne) voor dat aan de juristen en accountants zelf gevraagd wordt om in het Engels aan de slag te gaan.
Karelijne: “Als juristen krijgen wij vaak de opdracht om de documenten zelf te vertalen of direct in het Engels te schrijven. Ik werk nu 20 jaar als advocaat en weet nog dat ik een van de eerste keren de Nederlandse term ‘College van burgemeester en wethouders’ moest vertalen. Maar, hoe? Ik had geen idee. Deze term kennen ze niet in het buitenland. Hetzelfde geldt voor andere specifieke termen, zoals bijvoorbeeld in het milieurecht. Wij kennen als juristen ons jargon in het Nederlands perfect, maar een andere taal is echt andere koek. Vertalen is een vak.”
Astrid kan dat als financieel vertaler beamen: “Het risico op fouten is groot als het niet je vak is. En juist in dit soort trajecten kan een klein foutje grote gevolgen hebben.”
Karelijne: “We overschatten onszelf vaak. We denken dat iedereen wel even Engels spreekt en schrijft, maar niets is minder waar. Als advocaten en juristen doen we de vertaling er een beetje bij, terwijl een klein foutje inderdaad grote, financiële consequenties kan hebben. Ik probeer mijn eigen werk perfect te doen, dus verwacht dat ook van een vertaling. En ik weet dat ik dat aan vakmensen over moeten laten.”
Bekend in de branche
Astrid: “De vertalers bij Fiducia zijn gespecialiseerd in de branche. Zij komen uit het vak, en hebben gewerkt bij grote banken, bekende accountants- of advocatenkantoren. Zij kennen de juiste termen en weten hoe de branche in elkaar zit.”
Karelijne: “Vaak denkt men te bezuinigen door geen vertaler in te zetten, en het zelf te vertalen. Maar bezuinigen op de kosten voor een financiële vertaling is wat mij betreft penny wise, pound foolish. Als ik het zelf doe, kost het me ook tijd, méér tijd dan iemand wiens vak het is. Ik ga met online woordenboeken aan de slag. Daarnaast vind ik de tarieven voor vertaalwerk echt heel netjes.”
Strikt vertrouwelijk
De documenten waarmee wordt gewerkt binnen een due-diligencetraject zijn logischerwijs strikt vertrouwelijk. Bij Fiducia werken we met een beveiligd platform, waarin de projectmanagers, vertalers en klanten veilig kunnen samenwerken.
Karelijne vraagt zich af of bij Fiducia soms ook met vertaalmachines wordt gewerkt. Astrid: “Als de situatie daar om vraagt, bijvoorbeeld als het om enorme hoeveelheden data gaat, dan werken wij soms met vertaalmachines. Dit stemmen we altijd af met de klant. We werken daarvoor met beveiligde en gespecialiseerde machines. Natuurlijk wordt de machinevertaling altijd door een professioneel vertaler altijd gecontroleerd.”
Interne superspecialisten
“Als vertaalbureau kunnen we je daarnaast sowieso een hoop tijd besparen”, vertelt Astrid. “We hebben verschillende professionele vertalers in ons netwerk, die we in kunnen zetten voor diverse soorten teksten. Zo kunnen we de arbeidsvoorwaarden en -contracten laten vertalen door een juridisch gespecialiseerd vertaler, terwijl we de marketingbrochure laten vertalen door een meer marketing gerichte vertaler.”
Karelijne: “Een soort van interne superspecialisten!”
Astrid: “Ja, zij hebben allemaal toegang tot het vertaalgeheugen en eventuele terminologielijsten van de klant, maar richten zich inderdaad op hun eigen specialiteit. Alle vertalingen worden daarna intern bij Fiducia gereviseerd om de consistentie in terminologie, fluency en stijl te kunnen garanderen.”
Weten wat belangrijk is
Astrid: “Als gespecialiseerd vertaalbureau gaan wij echt als samenwerkingspartner aan de slag. We voelen ook de urgentie bij dit soort trajecten. We weten wat belangrijk is, juist omdat we als financieel vertalers ook uit deze wereld komen.”
Karelijne concludeert: “De belangen bij due-diligencetrajecten zijn vaak groot. En juist daarom is een goede vertaling zó belangrijk. Als jij als advocaat of accountant perfect werk levert, wil je dat de vertaling ook perfect is. Je wilt gaandeweg het traject zo veel mogelijk risico’s uitsluiten. Een goede vertaling is zoveel professioneler. Daarbij is de vertaling in de totale kosten van het grote traject vaak peanuts. Ik zou het wel weten.”
