Uw jaarverslag vertalen: wat moet u niet vergeten?

Doet u internationaal zaken? Zijn er buitenlandse stakeholders? Heeft u te maken met een mogelijke overname door een buitenlandse partij of doet u zelf een overname? Dan is de vertaling van het jaarverslag of de jaarrekening vaak aan de orde. Voor sommige organisaties is het zelfs een jaarlijks terugkerende taak. Waar moet u aan denken en wat mag u zeker níet vergeten? We zetten het voor u op een rijtje.

• Begin op tijd met de voorbereiding en planning
• Kies voor gespecialiseerde vertalers
• Stem voorkeursterminologie en bedrijfsjargon af
• Zorg voor consistentie in de vertaling
• Garandeer de vertrouwelijke behandeling van gevoelige en vertrouwelijke informatie

Begin op tijd met de voorbereiding en planning van uw jaarverslag

Ieder jaar is de jaarafsluiting en het opstellen van het jaarverslag een forse taak. En ook de planning van de vertaling van het jaarverslag. Sommige organisaties starten al in december met de eerste hoofdstukken van het jaarverslag, terwijl andere organisaties later aan de slag gaan. Natuurlijk kunnen we niet in uw agenda kijken, maar we raden u aan om ook de vertaling op tijd te plannen. De vertaling van het jaarverslag kan op verschillende manieren worden ingepland:

• U vertaalt alleen de laatste, definitieve versie van het jaarverslag. Het jaarverslag moet vaak door meerdere mensen in de organisatie worden gelezen en gecheckt, waardoor er in de praktijk vaak nog een hoop aanpassingen worden gedaan. Tussentijdse aanpassingen in de vertaling zijn dan niet meer nodig. Dat is prettiger voor de portemonnee.
• U laat het vertaalproces parallel lopen met het opstellen van het jaarverslag. De vertalers bewegen met u mee, en verwerken dan steeds de gemaakte wijzigingen in het jaarverslag in de vertaling ervan. Dit levert tijdswinst op. En er is nog een voordeel. Vaak blijkt gedurende het vertalen dat bepaalde zinnen of passages niet duidelijk (genoeg) zijn geformuleerd. Dit wordt dan meteen  opgelost.

Kies voor gespecialiseerde vertalers voor uw jaarverslag

Wist u dat het voor de vertaling van een jaarverslag aan te raden is om twee of meerdere vertalers in te zetten? Professionele vertalers met ieder hun eigen expertise. Het jaarverslag bestaat tenslotte uit verschillende delen, die qua type tekst van elkaar afwijken.

Directieverslag vertalen

Voor het eerste deel van het verslag, het directieverslag, is een vertaler nodig die niet alleen op de hoogte is van financiële terminologie, maar ook van de activiteiten van het bedrijf en de sector. Het maakt nogal een verschil of het gaat om een accountantskantoor, een IT-bedrijf of een scheepsbouwer. Daarnaast vraagt dit deel om flair en fluency. Een professionele vertaler die tevens native speaker is, is daarom aan te raden. Het directieverslag moet de aandacht van de lezer vasthouden; het is een PR-verhaal.

Jaarrekening vertalen

Voor de jaarrekening is een gespecialiseerde financiële vertaler nodig die uitgebreide kennis heeft van de financiële terminologie. Een vertaler die weet welke terminologie moet worden gebruikt (denk hierbij aan IFRS) en weet waar de informatie te vinden is (zoals de website van de NBA, SRA of AFM).

Proeflezen van uw jaarverslag

Als slot op de deur kunt u kiezen voor een proeflezer. Voor het beste eindproduct kiest u voor een financieel vertaler die de taal van het originele verslag als moedertaal heeft. Deze vertaler  controleert en redigeert de vertaling, en let op alle nuances zoals alleen een moedertaalspreker dat kan. Hierbij wordt ook gelet op andere aspecten, zoals terminologie, consistentie en leesbaarheid. Als u uw jaarverslag zelf direct in het Engels, Duits of Frans opstelt, raden wij ook aan de vertaling te laten controleren door een professionele financiële vertaler. Deze proeflezer zorgt ervoor dat uw tekst taalkundig en inhoudelijk correct is, en bovendien aangenaam leest.

Beëdigde vertaling nodig?

Voor de vertaling van uw jaarverslag of jaarrekening is een beëdigde vertaling niet altijd nodig. Mocht dit echter wel het geval zijn, bijvoorbeeld omdat een buitenlandse instantie dat eist, dan moet een vertaler worden ingezet die beëdigd is en ingeschreven staat in het register voor beëdigde tolken en vertalers. De vertaling wordt dan voorzien van een verklaring en stempels en wordt samen met de brontekst zoals dat heet ‘onlosmakelijk verbonden’. Deze vertaling ontvangt u per post.

Stem voorkeursterminologie en bedrijfsjargon af

Grote kans dat uw organisatie of uw klant bepaalde voorkeursterminologie hanteert. Heeft u al een glossarium of een lijst met deze voorkeurstermen? Of heeft u al eerder vertaalde voorbeeldteksten? Op basis daarvan kunt u een terminologiedatabase aan (laten) leggen. Door deze te delen met de vertalers waarborgt u het gebruik van de voorkeursterminologie van de organisatie, ook in de  vertaling.

Zorg voor consistentie in de vertaling

De termen die in de vertaling van de jaarrekening en het directieverslag worden gebruikt, moeten met elkaar in overeenstemming zijn. Consistentie is key; het bevordert de leesbaarheid en voorkomt verwarring bij de lezer.

Garandeer de vertrouwelijke behandeling van gevoelige en vertrouwelijke informatie

Als geen ander weet u dat het van groot belang is dat er zorgvuldig wordt omgegaan met potentieel gevoelige informatie, zoals vermeld in het jaarverslag of de jaarrekening van uw organisatie of uw klanten. Sluit daarom een overeenkomst of een NDA met de vertalers die u inzet, en check of zij werken in een beveiligde IT-omgeving, zodat u met een gerust hart de vertaling uit kunt laten voeren.

Beëdigde vertaling nodig?

Voor de vertaling van uw jaarverslag of jaarrekening is een beëdigde vertaling niet altijd nodig. Mocht dit echter wel het geval zijn, bijvoorbeeld omdat een buitenlandse instantie dat eist, dan moet een vertaler worden ingezet die beëdigd is en ingeschreven staat in het register voor beëdigde tolken en vertalers. De vertaling wordt dan voorzien van een verklaring en stempels en wordt samen met de brontekst zoals dat heet ‘onlosmakelijk verbonden’. Deze vertaling ontvangt u per post.

Besteed de vertaling van uw jaarverslag uit

Als financieel vertaalbureau is Fiducia gespecialiseerd in het vertalen van financiële documenten voor de financiële sector. Fiducia vertaalt onder andere voor accountants, adviseurs, banken, beleggingsmaatschappijen en fintech-bedrijven. Het vertalen van jaarverslagen is de core business van Fiducia, en het bureau kan hierbij bogen op jarenlange ervaring. Fiducia is dé vertaalspecialist waar u fiducie in kunt hebben. Wij helpen u graag met de vertaling van uw jaarverslag!